Laten we iets afspreken: SharpSpring Meetings

SharpSpring timmert hard aan de weg. Deze week toonde de maker van software voor marketing automation een selecte groep testers een preview van 'SharpSpring Meetings'. Laat je klanten afspraken maken in jouw agenda. Deze nieuwe functionaliteit wordt kosteloos toegevoegd aan SharpSpring in Q2 2019.

Kortgezegd komt het er op neer dat je via een speciale link, je klanten tijd in jouw agenda kan reserveren. Deze link kun je in je e-mailfooter plakken of als knop op je website plakken. Ideaal voor verkoop of support.

sharpspring meeting preview
sharpspring meeting preview

Via een webpagina selecteert jouw klant een geschikt tijdslot en maakt de afspraak. SharpSpring zorgt er voor dat deze verschijnt in jouw Outlook of Google Calendar en maakt eventueel een taak aan binnen SharpSpring. Uiteraard geef jij vooraf aan welke tijdstippen je hiervoor wekelijks beschikbaar hebt. Ook de tijdstippen van reeds gemaakte afspraken in je agenda zijn uiteraard geblokkeerd.

Binnen SharpSpring kun je meerdere meetings aanmaken. Aan een meeting worden een of meerdere medewerkers gekoppeld. Op basis van beschikbaarheid maakt SharpSpring dan een afspraak met een van deze medewerkers.

Eenvoudige setup SharpSpring Meetings

Via het Sales-menu > Meetings > Manage meetings is SharpSpring Meetings relatief eenvoudig in te stellen. Binnen een paar klikken heb je de nieuwe feature 'up and running'. Je start met het koppelen van je Outlook of Google account en het selecteren van de agenda waarin je wilt dat de afspraken verschijnen. Dit is vrij standaard en in twee klikken geregeld.

Vervolgens maak je een 'meeting' aan. Het mooie van SharpSpring is dat je meerdere meetings kunt maken, met ieder een eigen omschrijving. Dus een aparte meeting voor je salesafspraken, en een voor je support-afspraken. Om maar iets te noemen.

sharpspring meetings setup
sharpspring meetings setup

Naast een titel en een omschrijving (zie boven) stel je in:

  • Duur van een meeting (15 minuten, 30 minuten of 1 uur)
  • Meeting buffer of wrap up time (pauze tussen afspraken om bijvoorbeeld je dossier bij te werken)
  • Start time (agenda-intervallen tussen 2 afspraken)
  • Minimale tijd in de toekomst voor nieuwe afspraken (bijvoorbeeld over 4 uur, 1 dag, etc.) 

Vooral de 'meeting buffer' is een fijne aanvulling en geeft je wat adempauze op een drukke dag. Vervolgens selecteer je de gewenste tijdsloten, door te klikken en te slepen in het weekoverzicht. Ook dit werk kinderlijk eenvoudig: precies op de manier waarop je nu waarschijnlijk ook al afspraken in je agenda maakt. Binnen deze tijdsloten kan je klant een geschikt moment kiezen.

Tenslotte kun je nog twee notificaties instellen.

sharpspring meeting notifications
sharpspring meeting notifications

Zodra je alles hebt ingeregeld, verschijnt er een link die je kunt gebruiken om afspraken te laten maken. 

Virtual workflow

Uiteraard zou ik bijna zeggen kent Meetings een diepere integratie met SharpSpring. Meetings worden zichtbaar in 'the life of the lead' en ook zijn meetings te gebruiken als trigger binnen een virtual workflow. Zo kun je anticiperen op het wel of niet aanwezig zijn bij een geplande meeting. Het aanvragen van een meeting is immers een krachtig verkoop-signaal.

Gebruikerservaring

Zodra een gebruiker klikt op de betreffende link, wordt hij getransporteerd naar een speciale pagina (zie eerste afbeelding). Hierop kan hij een  een datum selecteren en vervolgens verschijnen de beschikbare tijden. Na het maken van de gewenste selectie, verschijnt er vervolgens een formulier waarom naam, e-mailadres en een opmerking worden gevraagd. Na de bevestiging wordt de optie geboden de afspraak in Outlook of Google Calendar te zetten. Per omgaande ontvangen alle partijen een bevestigingse-mail en wordt de afspraak in de agenda gemaakt.

Conclusie

Ik denk dat deze nieuwe dienst van SharpSpring vooral voor sales een hele mooie, laagdrempelige manier is om in contact te komen met nieuwe leads en met bestaande klanten.

Pluspunten

  • Goede toevoeging voor versterken klantcontact
  • Eenvoudig op te zetten
  • Groeperen van personen binnen een meeting
  • Integratie met marketing automation
  • Automatische creatie van videoconferencing
  • Kosteloze uitbreiding

Minpunten

  • Weinig opties tot personalisatie
  • Geen integratie met lead scoring
  • Veldnamen formulier nog in het Engels.

Opmerking

  • SharpSpring kondigde aan dat alle agenda-afspraken binnen Meetings automatisch worden voorzien van een Zoom-url, zodat video-conferencing meteen mogelijk wordt. In de testversie wordt aan de afspraak een link naar Google Meet toegevoegd.
  • In mijn testversie was het toevoegen van meerdere medewerkers aan een Meeting nog niet mogelijk.
  • De nieuwe functionaliteit komt als een gratis aanvulling beschikbaar, naar verwachting in Q2 van 2019. Een exacte releasedatum is nog niet bekend.

Wil je hier eens verder over praten met mij? Dat kan.